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使馆馆舍及内部分工 - 中华人民共和国外交部

时间:2019-03-14    点击量:

人们不难理解,一支有效率的军队,能打胜仗的军队,内部必定是由各个方面的职能部门组成的。一支军队,首脑、指挥机关当然是最重要的。同时,还必须有侦察部门,参谋部门。司令员正是依仗他们,才能作出正确的军事决策。而有了决策,更重要的是实施决策的部队,即作战的军队。对于一支现代化的军队来说,投入战斗的部队也是由各个兵种的人员组成的:实施地面攻击的自然是步兵,步兵投入战斗要有运输兵运送,进攻时要有炮兵支援,冲锋时要有坦克带头;步兵遇上河湖沟湾,则要有工兵开路。作战时还会需要空中优势。要对付对方的飞机、坦克,又需要有导弹。现代化的战争发生时,任何一个兵种也离不开高技术的电子侦察、电子通讯。而当大部队出动作战时,更为重要的还有后勤支援。只有这许多兵种、各个部门通力协作,一支军队才有可能打胜仗。大使馆和任何军队及办事机构一样,要想出色地从事所担负的外交业务。要想胜任复杂的外交工作,选定有利的位置是必不可少的,其内部也必需有一定的分工,必须设置不同的处室,来负责不同方面的业务。本章所要谈的,即是作为一个驻在国外的外交机构的大使馆,它的馆舍的选定,其内部的机构是如何设置的,各个部门又是如何分工的。关于大使馆的建筑,各个国家有很大的不同。但是可以说几乎所有的国家部十分重视本国驻外使馆馆舍的建设。因为,正如黄金棋在他所著的《概说外交》一书中所讲的:“现在的使馆一般都是大使馆,以特命全权大使为馆长,是一个国家的象征。所以,对于馆舍的外观和内部陈设,所有的国家都在国力允许的情况下尽可能使之能反映一国的国威和富有本民族文化的特色。”各国驻外使馆当然部设在驻在国的首都,这似乎是一种常识,但也有少数例外,因为有个别国家首都和政府不在同一个城市,如非洲的科特迪瓦,经济首部是阿比让,还有个政治首都穆苏克罗,但政府和各国的外交使团却都设在阿比让。或者有个别国家有不止一个首都——比如南非,有行政首都比勒陀利亚,立法首都歼普敦和司法首都布隆方丹;贝宁有国民议会所在地波多诺伏和政府所在地科托努。在这种情况下,外国使馆当然都会设在该国的政府所在地,因为使馆是代表本国政府与驻在国的中央政府打交道的,所以使馆设在政府所在的城市是不言自明的。各国对于驻本国的使馆建馆地点有时有明确的划定。以中国为例,中国政府在北京东郊划有大片使馆区,各国驻中国使馆均设在这些区域内(只有前苏联使馆例外);不少国家对于外国使馆的馆址却没有明确的规定,各国可以任意在首都选择合适的地皮建馆,但其实这些国家也对外国使馆的选址进行“内控”,外国使馆如果建在接近驻在国“敏感” 机关的地方肯定是不行的。前苏联驻美国大使多勃雷宁在他的回忆录中讲到苏联想在华盛顿建设新使馆选址时说:“仅仅为了寻找一块合适的地皮就花了好几年时间……一位在弗农山国家公园旁边拥有一块地产的人同意把他在波托马克河附近的一块地卖给我们……多年来他一直想把这块上地出售给国家公园管理局,但该局却以资金困难为借口拖拖拉拉不愿协商此事。当这位地产主刚一通知公园管理机构,说他将要把这块土地卖给苏联使馆时,公园购买这块土地的资金像变魔术般立即筹集到了。于是我们又一次空手而归。此后,我们试图在麦克莱恩附近,也就是远至波托马克河弗吉尼亚一边的郊区寻找一块合适的地皮。这回出来干预的是中央情报局,它声称这一地点离它的总部太近了。”就大使馆的馆舍形式而言,大致区分,可以说有两大类。一类是单独的一所建筑,可能是一座大楼,也可能是一组带有花园的楼房;另一类则是在大型办公楼内占据若干间房子,可能占有一层或几层楼面,也可能只占用了其中一层的若干间房屋。外事交往中有一条很重要的原则,就是对等。从原则上讲,建使馆也应讲对等,比如互相为对方提供方便,允许购买面积大致相等的土地用于建馆,等等。维也纳外交公约中就有关于为对方国家在本国建立使馆提供方便的条文,一般在两个国家的建交公报中也会有这类文字。但在外交实践中,许多国家之间在建使馆方面却并不一定对等。这主要是因为各个国家国情不同,国力大小不同,对外交往的开展情形不同,他们赋予本国使馆的任务也轻重不同,因此使馆的规模、形式也不同。两个建交国家,虽然从原则上讲双方有对等的权利修建同样规模的使馆,但不少国家出于实际需要和可能,有时并不一定要求完全对等,尤其在大国和小国之间。一般来说,大国的使馆几乎必定是一所单独的建筑——不管是一座大楼还是一组建筑。如美国、中国、前苏联、德国、英国、法国等国,因为这些国家十分重视外交,在世界许多地方都有本国利益需要照管,他们派驻各个国家的使馆都负有重要的外交任务;而且大国国力较强,资金充足,负担得起较多的维持费用。一般来讲,整幢大楼面积虽然巨大,其房间的格局却比较相近。在不少国家,一类被称作写字楼的大厦,往往由许多商家、公司共同租用;或者另一些则建成套房,为旅馆性质的。对于要求建筑具有多种功能的使馆来说,这种大楼并不十分合适。所以,在许多国家,外国大使馆一般都建成带花园的一组小楼房。但是在有些国家,首都是大城市,地皮十分昂贵,也很难找到,在这样的地方建筑使馆,有时就不得不采取大楼的方式了,因为大楼毕竟比较省地皮。也有不少国家,因为其驻外使馆的规模不大,有时就在对方首都的某幢办公楼内租用几间、一层或几层办公室作为其馆舍,尤其在当驻在国的首都是一个大城市,地皮比较昂贵的情况下。中国读者可以在北京东郊三里屯北面一点的塔园看到一座大型办公楼,那里就集中了不少外国驻中国的机构——其中包括一些国家的使馆或使馆的一部分处室。而在有的国家,外国大使馆也不一定是集中在一幢楼内,可能会在市区某座办公楼内设有某一个国家的使馆,而另一个国家的使馆则会设在另一座大楼里。这是由各国使馆自己和各座大搂的业主商定的。这类使馆当然费用比较省一些。有不少国家使馆的馆舍是买的现成的建筑,这样做要比自己建造省不少事,尤其在地皮不易找到的大城市中心区。也有一些国家的使馆则是专门修建的。使馆馆舍建成什么样于,大多取决于派遣国。有些国家的地方政府,会对城市街区的建筑物的外观有一定要求,使馆的设汁需要报有关部门审批。但在大致符合当地政府要求的前提下,大使馆总还是可以有一些特权的。一般来说,在实用的前提下,使馆建筑应当充分体现出本国的风貌。所以不少国家的驻外使馆的建筑极富特色。中国读者只要在北京的使馆区转一下,就会发现不少国家的使馆馆舍十分别致,其风格或庄重,或明快,或优雅,或简洁,如澳大利亚、加拿大、伊朗、波兰等国驻华使馆的建筑都很有特点。其他国家首都的外国使馆也同样风格各异,如中国驻澳大利亚的使馆就是一座具有浓郁中国古典风格的建筑,几乎成为堪培拉的旅游一景。但无论使馆馆舍建成何等式样,其功能却相差无几,馆舍总要满足于使馆对外工作的需要。一般来说,使馆馆舍可以分为办公区、机要区、活动区、生活区几个部分。办公区即指使馆的办公地点。其中有作为使馆门面的传达室或者接待室,还有各个处的办公室。机要区则是指使馆的机要通讯设备所在地、译电室,以及机要文件、物资存放地。这是一个使馆的核心机密所在之处,也是使馆神经中枢,当然是各国使馆保卫最为严密的地方。活动区是使馆对外开展活动的建筑,往往包括会客室、宴会厅和多功能厅。多功能厅常常可以用来放电影,或者举行大型餐会、舞会和各种招待会,举办小型展览等。有的使馆内还设有小型剧场。与之相配,当然还要有工作间、厨房、放映室等辅助用房。有的大型使馆中还设有花房,供应使馆平日、宴会、而尤其是举行大型活动或节庆时的用花。生活区是使馆全体或部分外交官或职员及他们的家属居住的地方,可能由一两座公寓楼或若十座小型楼舍组成。此外,各个使馆根据条件,还会有花园区、体育活动区、汽车库、修理车间和用于清洁卫生工作的房舍。花园区不但可以起到美化使馆环境的作用,使来使馆办事或参加活动的人感到赏心说目,也是馆员们休息的好地方。紧张的工作之余,有一个风景宜人的地方可以坐一坐,或者散散步,对于解除工作的紧张,恢复旺盛的精力,无疑是大有好处的。体育活动区包括网球场、篮球场、游泳池、健身房等,是馆员们进行体育锻炼的好地方,各国使馆都十分重视为馆员提供此类活动设备,因为馆员只有身体健康了,才能更好地工作。使馆要是一座由若干楼房组成的花园,各类区域自然很好布置。如果使馆设在一座大楼里,这所有各类区域当然只能在楼内进行分配。若干层楼作为办公区,若干层楼作为居住区,等等,也很难有宽敞的室外花园了。有一些国家的驻外使馆把办公区和生活区放在一起。即一部分房舍用于办公,另一部分则用于居住。这样做的好处是方便。馆员上下班十分方便,连使馆大门都不用出,每大可以节省大量时间,还可省下大笔交通费;工作上也方便,晚上遇有什么紧急任务,加班的人员可以呼之即来;对于馆领导,管理起来也方便,因为全体馆员工作、生活都相对集中,可以说“都在眼皮底下”。不利之处则是因为生活区与办公区等在一起,有时对于使馆的保卫工作带来一些复杂因素;对于晚上在馆内举行的一些外交活动也会有不方便之处。中国使馆过去许多年中一直采用这种做法,但近年也开始出现一些变化。也有很多使馆采取把办公区和生活区分开的做法。即仅将使馆建为办公地点,而在其他地方另外为馆员安排住所。比如中国,在北京东郊一些地方建有外交人员公寓,租住这些公寓的主要是各使馆的外交官。他们的使馆是办公场所,不供居住,所以他们另外租公寓作为住所。在有些国家没有外交公寓这类处所,驻这些国家的外国外交官则由其自行租用住宅。外交官的这类住所,有的由本国政府租来或购置后,免费供本国外交官在任期内使用,有的则是由外交官自行选择租住,本国政府给予一定补贴。大使的办公地点当然是在使馆的办公楼内,但是大使官邸也是大使开展对外活动的重要地点。大使对外工作中的重要内容,即一部分的宴请和招待会,常常是在官邸举行的。在官邸举行宴请,或者接待一些朋友来作客,气氛要更为亲切,因此是各国外交界更喜欢采用的工作方式。大使官邸的地址,有的选择在使馆旁边或离使馆不远的地方,尤其在使馆区里,或者在一片使馆比较集中的街区,如果那里有可能找到比较宽敞的地方,环境也比较好的话;有的则另设在城市的郊区或风景优美的地方。为了对外开展活动的需要,各国的大使官邸都设在豪华的住宅内,无论是建造的、购买的还是租用的,一定是美轮美奂的巨宅,还围有林木繁茂、花团锦簇、绿草如茵的花园,有的还带有泳池。巨宅内除了有大使夫妇华丽的卧室、雅致的书房,更重要的是一定要有装修精美的宴会厅和宽敞的大厅,以供大使宴请尊贵的宾客或邀请上流社会的人士聚会。大使有了华丽宏敞的住宅,自然要有人员服务。要有负责清洁卫生的人员,宴会招待的人员,还要有厨师,甚至负责采购的人员。美国驻伊朗大使沙利文在回忆录中讲到他在德黑兰仅在大使官邸内就雇用了8名工作人员一一这还不包括他的专职司机。大使官邸内有时还要有供他们使用甚或居住的房间。正如本书前面提到的,大使馆内部设有各个职能处,分别负担不同领域的工作任务。在一些大型或中型使馆里,有些处常常在大使馆外面另外辟有办公处,比如商务处、教育处、文化处、科技处、武官处、领事处等。哪些处在使馆之外另辟办公场所,完全取决于各国或各使馆的具体情况,但多是出于方便工作的考虑——一如领事处是为了方便人们前来办理护照、签证和公证、认证,其他处是为了便于“单独开展活动等,或者是因为馆舍不敷使用。设在使馆馆舍之外的使馆各处,也是使馆的一部分,它们也和使馆一样受到驻在国的保护、但是,这些分立的处室,要寻找或建造新办公场所,必、须取得驻在国的同意。还要指出的是,在实践中,政治处和行政处是不会把办公室设在使馆之外的。大使馆是享有外交特权的特殊建筑,根据《维也纳外交关系公约》现定:“使馆馆舍和使馆长的私人住宅,连同使馆外交、行政及技术职员的私人住宅(其为接受国国籍之职员除外)均属不可侵犯。除非得到使馆馆长许可,接受国官员不得进入。接受国有责任采取一切适当步骤,使使馆馆舍免受侵入或损害,并防止一切扰乱使馆安宁或有损使馆尊严的事情发生。”一般来讲,各国驻外使馆都会在使馆院内离大门较近的地方,或主要建筑物的顶上,如果使馆馆舍是一座大楼则在楼顶,立有旗杆。各国使馆根据本国的规定,在一定的日子和时间升降国旗。有的国家是每天早升晚降,有的国家则规定只在本国国庆和驻在国国庆等一些重要日子才升国旗。各国使馆有一个相同之处则是其馆牌。几乎无一例外,世界各国的使馆馆牌都采用长方形的铜牌,上面分别用本国文字和驻在国文字(或者英文)镌有“XX国大使馆”的字样,挂在使馆大门一侧。这块铜牌每天都会有专人负责擦拭,光可鉴人。有一些使馆还在其馆舍的大门旁或围墙上设有宣传栏,栏内一般贴有各种宣传照片,并定期更换,介绍本国经济发展、科技教育、民族文化、人民生活等各方面的情况。这一做法并不普遍,在北京的使馆区,可以见到有些使馆设有这类宣传橱窗,在有些国家的首都则根本见不到此类橱窗。领事馆的开设,主要理由是照顾本国在驻在国特定地区的侨民或经济商贸利益。所以领事馆大多设在驻在国的经济中心,本国侨民比较集中的地方等,较大规模往往为总领事馆。如美国的纽约,中国的上海,澳大利亚的悉尼,加拿大的多伦多等。这些城市,或者各国侨民比较集中,或者各国投资比较集中,因此有必要在此设立总领事馆,照管本国有关利益,以弥补因使馆不在当地而可能带来的不便。总领事馆和领事馆的设立当然必须由两国专门达成协议,两国在设领方面均会要求对等,即一般来说,一国在另一国设有若干领事馆,对方也会要求在本国设有同样数目的领事馆,在规模方面自然也应对等。各个总领事馆或领事馆所管理的区域称作领区,领区的大小也要在有关协议中规定。领事馆的官员只能在所规定的领区内执行领事任务。领事馆的馆舍就其建筑以及功能而言,与使馆的馆舍没有什么区别,上面对使馆所述亦可同样用于描述领事馆,只是领事馆享有的特权根据国际法要低于大使馆。但在实践中,不少国家在双边领事条约中往往规定相互给予对方领事馆与使馆相同的豁免与特权。使馆和领事馆馆舍的购置(包括购买后的改造装修和装饰布置)或建造,当然是在建馆时就要办妥的。但一旦使馆或领事馆馆舍投入使用后,其一切维修、管理、打扫,乃至增添拆减,则都是行政处的职责了。还有国旗的升降、国徽与馆牌的清洁,行政处自然也责无旁贷。即使对于一个国家来讲,它虽然只有一个政府系统,但派出的驻外使馆却有几十甚至一百多个,这些使馆,因为派往不同规模和不同国情的国家,其规模和机构设置也常常会有很大的区别。这里可以举出一个例子。中国的老外交家、民国时期曾担任过总理、外交部长、财政部长和驻许多国家的使节的顾维钧在他的回忆录中写道:“1932年中国驻巴黎公使馆山十一二名工作人员组成,其中当然不包括外籍职员、仆役、信差和司机。我说的工作人员是指由外交部正式委派并按照当时规章定级的人员。全权公使是使馆最高负责人,下面是一位参事。参事下面有两位一等秘书。后来使馆扩大编制,有了一位二等秘书,两位三等秘书和随员二人。”更有不同的是,他指出:“驻华盛顿使馆情况很特殊,开创了罕见的先例,我属下有一名公使衔参事,他过去曾任中国驻巴西和墨西哥的公使。”引文内提到的参事,我们现在叫参赞。但是,大使馆毕竟是具有专门职能的政府办事机构,无论是哪个国家派出的大使馆,也无论是派往哪个国家的大使馆,它所负有的职责和任务基本一切都是相同的,这就决定了,各个大使馆必然会拥有一些执行相同任务的机构,其处室设置必然是大同而小异,必然可以总结出一些共同的东西来。这就使得本书有可能来概括地介绍一下大使馆这样一个专业性的职能机构的内部设置。大使馆的内部机构设置在历史上是有变化的。当初开始设立常驻使团时,欧洲各国宫廷派出的使节,一般都是作为君主的个人代表,其主要职责是与驻在国君主或他的代表谈判。正如苏联的鲍姆爵金主编的《世界外交史》所指出的,当时的“外交活动,表现在活跃的外交谈判,不断交换使节,召集攻守同盟条约等”。那时的“外交中最有力量的方面,就是组织深入各地的军事和政治的侦察工作”。当常驻外交代表出现以后——正如上述《世界外交史》中所捉到的——“公使应该掌握(所驻的)共和国政府的冈家事务的方针,因此他们要定期——最初为一星期一次,以后随着交通工具的改良而更加频繁地——寄发急报。这些从各国汇合而来的急报都是世界政情最迅速的速写”。可见当时的外交使团所担负的任务——谈判、缔约、侦察——一般都是集中在军事和政治方面。因此,那时的使馆没有也没有必要在内部分设许多处室。尽管那时的欧洲国家之间已开始有商业往来,各国之间也已开始建立领事来照料在外国的本国商人的利益和安全,但是领事们的照顾商业活动的任务还没有纳入使馆的工作。后来随着各国之间的交往日益频繁,交流的人员越来越多,交流的方面越来越广泛,国际关系涉及越来越多的领域,使馆工作的内容也因此越来越多,就产生了分设各类处室以处理各个领域的工作的需要。所以,后来的大使馆开始设置不同的处室,分别承担不同的工作任务。馆长之下,在许多大使馆中还设有一名参赞,正式名称是政务参赞。他是使馆的第二把手,也称首席馆员,协助馆长主持馆务和领导全馆工作。当大使离开驻在国——或回国休假、或述职、或开会——时,这名参赞担任临时代办,称代理馆长。而在小型使馆内,有时并未派参赞,大使之下只派有一名一等秘书作为首席馆员,那样,馆内的领导班子就由大使和一等秘书组成了。还要补充说明的一个情况是,在外交实践中有一个常见的做法,那就是一名大使可能同时驻好几个国家。这是因为国家的规模大小不一,国家的财力贫富不一,各个国家之间的关系、交往疏密不同,所以有一些国家在重要国家派驻大使,并任命他同时兼驻周围其他几个国家的大使。比如一些国家驻中国的大使同时兼驻蒙古人民共和国或朝鲜民主主义人民共和国的大使。有些国家驻委内瑞拉的大使(或在加勒比国家之一任大使),而同时兼任驻附近其他小岛国的大使。有些国家驻斐济大使同时兼任驻其他大平洋岛国的大使。也有些国家由于国小力薄,他们只是在一个地区的重要国家派驻大使,而又任命他同时兼任驻周围其他国家的大使,如在欧洲的驻英国大使兼任驻他国的使命,在远东驻中国的大使兼任驻他国的使命。各国在只派出非常驻大使的国家内,有时不再设立任何机构;有时则依然设立使馆,但在使馆内派一名代办主持日常馆务,非常驻大使只是每年的一定时间,尤其在有任务时,去照料这些地方的工作。在这种情况下,没有常驻大使的使馆内的领导,实际就是由代办担任了。当然,具体到各个国家的各个使馆,其内部机构设置并不见得和上表所列完全相同。由于具体情况不同,有的使馆内部的处室可能比上表所列的更多,有的使馆则可能更少一些;有的使馆可能把上表中的某些处室合并了,却也有可能把另一些处室的工作分得更细,因而设立了更多的处室。但是从使馆的工作职责来衡量,上表所列的各个处室,已然涵盖了使馆工作方方面面,可以说是各类使馆内部机构的基本配置方案,最具有代表性。因此,本书将以这张表上所列的处室设置来介绍使馆的内部机构及其职能。表上所列的政治处,是使馆最重要的处室,它负责两个国家在政治方面的关系,负责政府之间的联系和交往;同时它也负有搜集、了解和研究驻在国政治、社会、经济等各方面情况的任务,为本国政府制订政策提供必要的材料和意见。所以,各个使馆,并不一定设有前面那张表中所列的所有处室,但无一例外地却都会设有政治处。这里需要说明的是,在中国驻其他国家的大使馆和领事馆里,主管政治事务的处室有另外一个叫法,叫做“研究室”,它的职能与政治处的基本相同。在实践中,中国外交官对外也使用英文的“政治处”。因此本文就使用国际上通用的名称“政治处”。新闻处,工作性质比较明确,显然是和新闻有关的。但新闻处并不一定每个使馆都设,在一些小型使馆里,新闻处的业务常常会被归入政治处,而由政治处官员分管。商务处是负责经济、贸易方面事务的处室。在有的使馆分成好几个处。如在有的中国大使馆中分别设立了经济参赞处和商务处,两个处分别负担着不同的业务。有的国家使馆把这一类性质的工作做了更精细的分工,分别分配给好几个处,如分设了贸易处、经济处、金融处、财经处、发展处、合作处,等等。文化处是负责文化交流的。发展两国文化关系、对外进行文化宣传的重要性已越来越为各国所重视。从本世纪初起,一些国家就在他们的驻外使馆中设立了文化处,从事对外文化交流和开展对外宣传工作,近几十年来在驻外使馆中设文化处的国家就更多了。也有的国家成立了其他的专门机构,如美国成立有美国新闻处来从事文化宣传事务;有的国家还另外再设立文化中心,隶属于文化处之下,以扩大文化宣传的力度。教育处主要负责留学生交换、对留学生的管理和两国教育方面的来往等。一般来说,如果在驻在国有招收或派遣留学生方面的有关业务,其使馆中必定设立教育处。有时有的国家使馆的这方面的工作量很少,甚至没有,馆内就不一定会单设教育处,而将少量的有关业务合并文化处。领事处的业务主要有保护本国侨民和商人利益,管理外国人出入本国国境事宜,对外公证认证等。有的使馆只设一个处,统管这方面的所有业务,有的使馆则分设好几个处。中国在海外的侨民人数比较多,尤其在欧美一些大国和东南亚国家,其中有仍然持有中国护照的,也有已归属为外国公民的,所以中国驻这些国家的大使馆中常常单独设有侨务处,负责与本国侨民联系,保护他们的合法权益,为他们提供必要和合法的帮助。对于已经归化为其他国家公民的华人,因为他们与中国国内的亲友依然有联系,所以使馆也常常协助他们解决其在国内的一些纠纷和问题。早期的使馆中有时并不设领事处,而在一国首都设立大使馆的同时也设有领事馆或总领事馆,因此其领事业务就可以由总领事馆来承担,而不必在大使馆里再设领事处,顾维钧在他的回忆录里提到他当年任中国驻法国公使时,中国在巴黎就同时设有公使馆和总领事馆。但这种做法在现代的外交实践中已看不到了,各国如在一国首都设有大使馆,就不会再在同一地设总领事馆,如要设,也必定设在首都以外的重要城市。行政处的任务比较复杂,从前面所引的《外交手册》中的列表即可看出,因此不少使馆在行政处之下还要设立小单位。有的使馆专门设立工程处来负责使馆馆舍的建设、修缮和维护。对于日常的打扫清洁和在会客、酒会、宴请时提供服务的工作人员,则单独成立小组来进行管理。使馆内各项办公或对外活动需要的物资的采买,设有采购组负责。主管文件档案管理和公文打印订制的有文书组或者叫秘书组。为负责对外联系、尤其大使的对外活动安排,设有礼宾组或者叫对外联系组。作为使馆与国内联系的重要部门的机要通信处,是行政处内的一个特殊单位,常常直接受大使领导,有的使馆也将其单独设在行政处之外。以上这些负责各项具体工作的小组,有时也会有其中一两个组独立于行政处之外而单独成处,这取决于使馆业务和工作环境的具体情况,也取决于大使的个人意愿。也有的国家在自己的驻外使馆里派有警卫班,美国则派有海军陆战队守卫本国使馆,他们一般也归于行政处管理。需要说明的是,一个使馆内各种处室的设置往往取决于使馆的规模,而各国驻各地的使馆大小是相差很大的。《法国大百科全书》“外交” 条指出:“使馆馆员有多有少,驻小国使馆,三人就够了,大国驻重要国家首都的外交代表机构通常拥有上百人。”苏联驻美国大使多勃雷宁在他的回忆录《信赖》中写道,1962年苏联驻美国使馆“住着大约1O0多名外交官和技术官员”。美国驻中国使馆、驻苏联使馆和中国驻美国、驻苏联的使馆,也有如此规模。这可能是全世界各地的使馆中的“大哥大” 了,其中尤以美国使馆为最。不少国家的大使馆还往往雇有当地雇员,有时有的国家的驻外使馆中当地雇员的人数甚至超过本国派遣的外交官和行政事务及技术职员的总人数,当然其中大多数当地雇员是服务人员,包括司机、花匠、保姆、厨师、侍役等。但这也从一个侧面反映了使馆规模之大。人数多的使馆,其内部机构设置自然会细一些,会分设有许多处室,政治处可能分成几摊,分管政府、议会、政党等不同方面的业务;领事处会分为签证处、侨务处、移民处等。小型使馆内就不一样了,不少国家派出的使馆只有三四个人,如一些小国派往其他国家的使馆,或其他国家派往一些小国的使馆。派驻太平洋或加勒比海小岛国的使馆,多数只有三四个或者五六个人,有的甚至只有一两对夫妇。这种情况下使馆内再要分设什么处室显然是不切实际的了。那里的外交官们就要是“全才”了,他们拳打脚踢,各项业务都要承担,从政治到商务,从文化到领事,还有行政服务这一摊,样样工作都要亲自动手。馆长也不能只当领导了,同样必须负责一两项具体工作,也可能需要亲自动手起草文件、联系宾客、打印请帖、制作签证,等等。下面还要特别提一下武官处。虽然按照惯例,两个国家建立了外交关系,互设使馆,即可互派武官,在使馆内设立武官处。但在外交实践中,有的国家会对设立武官处有特别的考虑。1961年《维也纳外交关系公约》也规定,各国派驻武官和派遣大使一样,要事先征得接受国的同意。如中国和新加坡建交时并未在设立大使馆的同时设立武官处,而是若干年后才专门就此达成协议的。当然这也是对等的。甲方不同意乙方设立武官处,乙方也不会准许甲方这样做。而且即使双方同意互派武官后,派遣的武官的人数和级别也是对等的。但有些小国,出于本国原因,有时同意大国向其派遣武官,而本国并不向大国派遣。在使馆中,有些处室可能会合并,如,设有文化处可能兼管教育和科技;政治处的业务也许会将新闻包括在内;甚至有的使馆中行政处会搞一些领事方面的事务。但武官处是不会和其他处合并的。有时有的国家只在大国派驻武官,同时任命驻大国的武官兼任驻附近的较小国家的武官,这时,因为兼驻的武官只在-年当中的若干时候才来驻在国,其有些业务就可能请其它处室如政治处代为照管,但政治处官员决不能以武官或武官处名义出面活动。除了武官处,使馆中其它处室的设置,驻在国是不过问的。设立多少处室,各处室如何分工,完全由派遣国自行决定,双方也不要求对等。这里要罗嗦一句的是,本文将使馆内的各处室一律称作处,但在实践中,使馆内的各个部门如何称呼并无一定之规,尤其在中文里,有叫处的,也有称部的,有分为室的,也有叫做组的;但它们的地位其实都是相等的,是使馆内馆领导下面平行的一层分支机构。本书为叙述方便,一律以处称之。读者如在其他地方见到使馆内设有商务室、领事部或侨务组,则请一定记住,其实它们和本书中提到的处是一回事。